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记账凭证的基本内容及填写样本

2017-04-11 16:51:00

为了概括地反映经济业务的基本内容,这些内容也称记账凭证要素:

1.记账凭证的名称。即收款凭证、付款凭证、转账凭证或记账凭证(通用记账凭证)。

2.记账凭证的填制日期。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期不一定相同,一般稍后于原始凭证的日期。

3.记账凭证的编号。在每一会计期间各类凭证应按编号规则进行连续编号。

4.经济业务的内容摘要。摘要即用几个字或一句话简明扼要地说明经济业务。

5.会计分录。即应借记、贷记的会计科目的名称(包括总分类科目和明细分类科目)及其金额。这也是记账凭证的核心内容。

6.所附原始凭证的张数。原始凭证是填制记账凭证的依据,应附在记账凭证的后面。

7.过账标记。在记账后,作“√”符号或填写记入账簿的页数。

8.有关责任人的签名或盖章。凭证填制人员、审核人员、记账人员、会计机构负责人员、会计主管人员均应签名或盖章。收付款的记账凭证还应由出纳人员签章。

记账凭证的填制要求

记账凭证是进行会计处理的直接依据,记账凭证的填制除了做到真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚外,还必须符合以下要求。

1.填制依据

填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证为依据。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制,还可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

2.填制日期

记账凭证的日期应以会计人员受理会计事项的日期为准,年、月、日都应写全。库存现金、银行存款的收付款凭证一般按实际收付货币资金的日期填写;转账凭证是按收到原始凭证的日期或填制凭证的日期填写,如出差人员报销差旅费的记账凭证,应填写报销当日的日期。

3.书写编号

记账凭证应在一个月内按日期顺序连续编号,不得重号 、漏号或错号。专用记账凭证的编号方法有很多种,可以分类编号,即对收款凭证、付款凭证和转账凭证分别以收字第×号、付字第×号、转字第×号等三类进行编号;对库存现金收入、银行存款收入、库存现金支出、银行存款支出和转账业务分别以现收字第×号、银收字第×号、现付字第×号、银付字第×号、转字第×号等五类进行编号。也可以统一编号,即不分收款、付款和转账业务,把全部记账凭证作为一类统一顺序编号,如总字第×号。通用记账凭证的编号方法和上述专用记账凭证中的统一编号法基本相同,即把全部记账凭证按统一顺序编号,如记字第×号。一笔经济业务需要填制多张记账凭证的,可以采用分数编号法,如10号经济业务需要填制三张记账凭证,则可编为  号、号和号。每月末最后一张记账凭证的编号旁要加注“全”字,以避免凭证散失。

4.填写摘要

记账凭证的摘要应正确、简练,应以说明问题为主。如对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容,使用银行支票的,还应填写支票号码;对于购货业务的,要写明供应单位名称和主要品种、数量;对于往来业务的,应写明对方单位、业务经手人、业务发生时间等内容。遇有冲转业务的,不应只写冲转,而应写明冲转某年、某月、某日、某项经济业务和凭证号码,也不能只写对方账户。

5.编写会计分录

为了明确经济业务的来龙去脉和账户间的对应关系,必须按照复式记账原理正确编写会计分录。在一张记账凭证上只能反映一项经济业务或若干项同类型的经济业务,不能把不同类型的经济业务合并填制在一起,填写会计科目名称时应先借后贷,分录可以是一借一贷、一借多贷或多借一贷。如果某项经济业务本身需要编制一套多借多贷的会计分录,为了能反映该项经济业务的全貌,可以采用多借多贷的会计分录,填制一张记账凭证,不必人为地将一项经济业务所涉及的会计科目分开,编制两张记账凭证。

6.填写金额

记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相等;金额的登记方向、大小写数字必须正确,符合数字书写规定。在填写金额时,阿拉伯数字书写要规范,写到格宽的1/2,并平行对准借贷栏次和科目栏次,防止错栏串行;金额数字要写到分位,如果角、分位没有数字要填写“00”字样,如果角位有数字、分位没有数字,则要在分位上填写“0”字样;角、分位的数字或零要与元位的数字平行,不得上下错开;每笔经济业务填入金额数字后,要在记账凭证的合计行填写合计金额,一笔经济业务因涉及会计科目较多需在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的,一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额,并应在合计数前面填写货币符合“¥”,不是合计数,则前面不需填写货币符号。

7.注销空行

记账凭证不准跳行或留有余行。填制完毕的记账凭证如有空行的,应在金额栏划一斜线或“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下面的空行划到合计数行的上面一行,并注意斜线或“S”形线的两端都不能划到有金额数字的行次上。

8.填写差错的更正

记账凭证填制时,如果发生错误,应当重新填制,不得在凭证上做任何更正。如果是已登记入账的记账凭证发现有错误,应按照规定的方法进行更正,具体方法将在第五章介绍。

9.注明附件张数

除结账和更正错误外,每张记账凭证必须附有原始凭证,并注明原始凭证的张数,以便日后查对。如果根据同一原始凭证填制几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证的摘要栏内注明附有该原始凭证的记账凭证编号或附上该原始凭证的复印件。

10.记账凭证的签章

记账凭证填制完成以后,应当及时进行复核和检查,填制人员、审核人员、记账人员和会计主管都必须在记账凭证上签字或盖章,以便加强对凭证的管理,分清会计人员之间的经济责任,使会计工作岗位之间相互制约、互相监督。对于收款凭证、付款凭证还须由出纳人员签章,并在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记,以免重收重付,出现差错。

账凭证的内容及填制要求

为了概括地反映经济业务的基本内容,这些内容也称记账凭证要素:

1.记账凭证的名称。即收款凭证、付款凭证、(通用记账凭证)。

2.记账凭证的填制日期。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期不一定相同,一般稍后于原始凭证的日期。

3.记账凭证的编号。在每一会计期间各类凭证应按编号规则进行连续编号。

4.经济业务的内容摘要。摘要即用几个字或一句话简明扼要地说明经济业务。

5.会计分录。即应借记、贷记的会计科目的名称(包括总分类科目和明细分类科目)及其金额。这也是记账凭证的核心内容。

6.所附原始凭证的张数。原始凭证是填制记账凭证的依据,应附在记账凭证的后面。

7.过账标记。在记账后,作“√”符号或填写记入账簿的页数。

8.有关责任人的签名或盖章。凭证填制人员、审核人员、记账人员、会计机构负责人员、会计主管人员均应签名或盖章。收付款的记账凭证还应由出纳人员签章。

记账凭证的填制要求

记账凭证是进行会计处理的直接依据,记账凭证的填制除了做到真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚外,还必须符合以下要求。

1.填制依据

填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证为依据。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制,还可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

2.填制日期

记账凭证的日期应以会计人员受理会计事项的日期为准,年、月、日都应写全。库存现金、银行存款的收付款凭证一般按实际收付货币资金的日期填写;转账凭证是按收到原始凭证的日期或填制凭证的日期填写,如出差人员报销差旅费的记账凭证,应填写报销当日的日期。

3.书写编号

记账凭证应在一个月内按日期顺序连续编号,不得重号 、漏号或错号。专用记账凭证的编号方法有很多种,可以分类编号,即对收款凭证、付款凭证和转账凭证分别以收字第×号、付字第×号、转字第×号等三类进行编号;对库存现金收入、银行存款收入、库存现金支出、银行存款支出和转账业务分别以现收字第×号、银收字第×号、现付字第×号、银付字第×号、转字第×号等五类进行编号。也可以统一编号,即不分收款、付款和转账业务,把全部记账凭证作为一类统一顺序编号,如总字第×号。通用记账凭证的编号方法和上述专用记账凭证中的统一编号法基本相同,即把全部记账凭证按统一顺序编号,如记字第×号。一笔经济业务需要填制多张记账凭证的,可以采用分数编号法,如10号经济业务需要填制三张记账凭证,则可编为  号、号和号。每月末最后一张记账凭证的编号旁要加注“全”字,以避免凭证散失。

4.填写摘要

记账凭证的摘要应正确、简练,应以说明问题为主。如对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容,使用银行支票的,还应填写支票号码;对于购货业务的,要写明供应单位名称和主要品种、数量;对于往来业务的,应写明对方单位、业务经手人、业务发生时间等内容。遇有冲转业务的,不应只写冲转,而应写明冲转某年、某月、某日、某项经济业务和凭证号码,也不能只写对方账户。

5.编写会计分录

为了明确经济业务的来龙去脉和账户间的对应关系,必须按照复式记账原理正确编写会计分录。在一张记账凭证上只能反映一项经济业务或若干项同类型的经济业务,不能把不同类型的经济业务合并填制在一起,填写会计科目名称时应先借后贷,分录可以是一借一贷、一借多贷或多借一贷。如果某项经济业务本身需要编制一套多借多贷的会计分录,为了能反映该项经济业务的全貌,可以采用多借多贷的会计分录,填制一张记账凭证,不必人为地将一项经济业务所涉及的会计科目分开,编制两张记账凭证。

6.填写金额

记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相等;金额的登记方向、大小写数字必须正确,符合数字书写规定。在填写金额时,阿拉伯数字书写要规范,写到格宽的1/2,并平行对准借贷栏次和科目栏次,防止错栏串行;金额数字要写到分位,如果角、分位没有数字要填写“00”字样,如果角位有数字、分位没有数字,则要在分位上填写“0”字样;角、分位的数字或零要与元位的数字平行,不得上下错开;每笔经济业务填入金额数字后,要在记账凭证的合计行填写合计金额,一笔经济业务因涉及会计科目较多需在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的,一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额,并应在合计数前面填写货币符合“¥”,不是合计数,则前面不需填写货币符号。

7.注销空行

记账凭证不准跳行或留有余行。填制完毕的记账凭证如有空行的,应在金额栏划一斜线或“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下面的空行划到合计数行的上面一行,并注意斜线或“S”形线的两端都不能划到有金额数字的行次上。

8.填写差错的更正

记账凭证填制时,如果发生错误,应当重新填制,不得在凭证上做任何更正。如果是已登记入账的记账凭证发现有错误,应按照规定的方法进行更正,具体方法将在第五章介绍。

9.注明附件张数

除结账和更正错误外,每张记账凭证必须附有原始凭证,并注明原始凭证的张数,以便日后查对。如果根据同一原始凭证填制几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证的摘要栏内注明附有该原始凭证的记账凭证编号或附上该原始凭证的复印件。

10.记账凭证的签章

记账凭证填制完成以后,应当及时进行复核和检查,填制人员、审核人员、记账人员和会计主管都必须在记账凭证上签字或盖章,以便加强对凭证的管理,分清会计人员之间的经济责任,使会计工作岗位之间相互制约、互相监督。对于收款凭证、付款凭证还须由出纳人员签章,并在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记,以免重收重付,出现差错。

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